Bagaimana Menjelaskan Keuntungan IT kepada Orang Non-IT?

“Pak Tony, saya ini habis pertemuan dengan DPRD….anggota dewan sering mengeluh Dinkominfo ini selalu minta anggaran BESAR tapi barangnya paling TIDAK JELAS??!..Bagaimana saya menjawabnya?” ungkap seorang Kepala Dinas.

Kesempatan lain…..sebuah telepon masuk ke HP saya dari staf Dinkominfo di satu kabupaten di pelosok Indonesia, “Pak…ini kebetulan kami punya anggaran cukup besar yakni Rp 200 juta mohon dibantu untuk membuat jaringan komputer seluruh kabupaten dan 2 aplikasi besar kabupaten“…sebuah angka anggaran yang relatif kecil untuk paket-paket pekerjaan IT yang sangat besar, namun staf, kepala dinas, dan pemda tersebut masih belum memahami kisaran anggaran infrastruktur, software, hingga paket-paket pekerjaan IT lainnya.

Dua ilustrasi pengalaman ini semakin membuktikan kepada saya bahwa pendidikan, wawasan dan kampanye tentang Investasi Teknologi Informasi jelas masih sangat dibutuhkan, meski untuk SDM dan pimpinan Dinkominfo di 514 kabupaten/kota. Pemahaman bahwa Teknologi Informasi adalah INVESTASI, Bukan sekedar Pengeluaran (Cost Center), memang harus terus-menerus disampaikan dan digalakkan. Bukan hanya kepada orang-orang IT seperti jajaran Dinkominfo, malahan yang lebih urgent adalah kepada orang-orang non-IT penentu keputusan anggaran, seperti anggota DPR/DPRD, Bupati/Walikota, Kepala Dinas, dll. Tentang apa itu IT? Apa keuntungan yang dapat diterima dari implementasi IT? Paket-paket pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan untuk memastikan IT sukses? Berapa biaya masing-masing paket pekerjaan tersebut? Bagaimana menjustifikasi keputusan investasi IT tersebut sebanding dengan keuntungan yang didapat/tidak? Banyak pertanyaan-pertanyaan seputar keputusan investasi IT yang harus dijelaskan oleh orang IT dengan “Bahasa Non-IT” atau dalam bahasa bisnis.

Sayangnya, sering orang-orang IT, khususnya yang memiliki kemampuan teknis IT tinggi, memiliki “arogansi” khas orang IT. Yakni melihat kompleksitas ilmu IT yang ia kuasai sebagai sebuah hal yang membuatnya merasa lebih istimewa dari orang lain, menuntut orang-orang bidang lain harus faham istilah-istilah “keren” IT mereka, bukan sebaliknya mereka yang harus menyesuaikan. Itu yang membuat orang-orang IT kekeuh menggunakan “bahasa IT” saat mencoba menjelaskan dan meyakinkan orang-orang Non-IT. Hasilnya…bisa ditebak: Orang-orang Non-IT, khususnya orang Bisnis, menanyakan indikator-indikator bisnis sementara orang IT menjawabnya dengan indikator-indikator dan istilah IT. Orang bisnis menanyakan Keuntungan dari investasi IT, orang IT menjawabnya dengan kebutuhan Spesifikasi Hardware atau Software. Orang bisnis menanyakan bentuk fisik keuntungan IT, orang IT menunjukkan bentuk fisik infrastruktur dan tampilan aplikasi. Orang bisnis menanyakan mana uang keuntungan yang masuk dari IT, orang IT menyalahkan orang Non-IT yang tidak mengerti kompleksitas dan keuntungan tak berwujud IT. …..Nah, ndak ketemu semuanya kan?!

Apa jadinya saat komunikasi dan negosiasi antara orang IT dan orang Non-IT nggak nyambung? Hasil akhirnya biasanya adalah sulitnya alokasi anggaran IT atau kalaupun disetujui hanya untuk tujuan mencapai Reputasi (nampak Keren karena punya IT). Semua meninggalkan pertanyaan:

• Benarkah IT = INVESTASI?
• Bagaimana memahami bahwa IT Bukan Pengeluaran melainkan Strategi dan alat (Tool) untuk mencapai Tujuan Organisasi/Pemerintah dengan lebih cepat, lebih mudah, lebih efektif?
• Bagaimana menjelaskan KEUNTUNGAN IT kepada Orang NON-IT?

Untuk menjawab ketiga pertanyaan tersebut, berikut prinsip-prinsip yang sebaiknya anda fahami dan komunikasikan:

1. IT adalah ALAT (tool), IT Bukan Tujuan!

Saya akan memilih memulai dengan sebuah prinsip bahwa IT BUKAN dan JANGAN dijadikan Tujuan, IT adalah ALAT (Tool) mewujudkan Tujuan. Tujuan organisasi atau pemerintah daerah adalah Visi dan Misi serta Tujuan dan Sasaran dari organisasi/pemda tersebut yang umumnya dikuantifikasikan dalam bentuk Key Performance Indicators (KPI) atau indikator-indikator kinerja yang dituliskan di dalam dokumen Renstra, RPJMD, atau laporan tahunan organisasi/pemda.

Dengan pemahaman tersebut maka jangan jadikan jumlah aplikasi atau infrastruktur IT yang dimiliki sebuah pemda/organisasi sebagai parameter sukses/tidaknya pemda/organisasi tersebut, tetapi ukur kesuksesan IT berdasarkan dari seberapa IT yang dimiliki benar-benar sudah digunakan sesuai peruntukkannya dan seberapa indikator-indikator kinerja pemda/organisasi meningkat setelah menerapkan IT?

IT “Sukses” = TUJUAN Organisasi/pemda Tercapai (Indikator kinerja meningkat)

2. Lihatlah KEUNTUNGAN Organisasi dari 4 Aspek, BUKAN hanya UANG!

Jack Ma, pemilik Ali Baba, orang terkaya di China, mengatakan bahwa kalaulah ia hanya melihat aspek keuangan maka 2 hingga 3 tahun pertama bisnis Ali Baba tidaklah untung sama sekali, selain tumpukan surat atau email pelanggan yang terus menyampaikan kesan positif atas layanannya. Jadi kalo semata melihat indikator uang, mustinya tahun ketiga bisnis Ali Baba akan tutup dan bangkrut. Tapi nyatanya tidak, Jack Ma tidak menggunakan indikator keuangan semata untuk menilai prospek sukses/tidak bisnisnya, ia melihat indikator-indikator masa depan lainnya.

Dalam konsep Balanced Scorecard (BSC) sudah disampaikan bahwa: Jangan sebuah organisasi mengukur indikator kesuksesannya hanya berdasarkan kondisi keuangannya. Mengukur sukses organisasi hanya dari indikator keuangan seperti mengukur bagus/tidaknya sebuah mobil hanya dari kaca spion yang hanya mampu melihat sejarah masa lalu saja, sama sekali tidak melihat perspektif samping maupun depan mobil yang mungkin kian indah dan mudah. Sukses/tidaknya sebuah organisasi menurut BSC haruslah diukur dari 4 Aspek, yakni:

• KEUANGAN (Financial): bagaimana neraca keuangan organisasi kita? berapa income? berapa pengeluaran? bagaimana cash flow organisasi kita? berapa nilai aset organisasi kita?
• PELANGGAN (Customer): bagaimana persepsi pelanggan terhadap organisasi kita? Apakah pelanggan kita sudah puas/kecewa terhadap produk/layanan organisasi kita? Seberapa banyak pelanggan setia organisasi kita? Berapa % market yang sudah dikuasai produk/layanan organisasi kita? Seberapa kuat brand produk/layanan kita diantara brand-brand kompetitor lainnya?
• PROSES Internal (Internal Processes): Bagaimana peningkatan efisiensi operasional organisasi kita? Bagaimana peningkatan kualitas produk yang dihasilkan organisasi kita? Seberapa baik (efisien & efektif) dan konsisten proses-proses dan aktivitas dalam operasional organisasi kita?
• PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN: Apakah kapasitas SDM kita meningkat? Apakah tingkat kepuasan SDM organisasi kita tinggi? Apakah masa kerja SDm organisasi kita lama atau cenderung cepat minta berhenti/pindah? Apakah kemampuan organisasi meningkat (baik dari sisi infrastruktur, budaya, teknologi)? Apakah terbuka peluang-peluang baru bagi organisasi?

Masing-masing aspek tersebut diukur berdasarkan nilai Key Performance Indicators (KPI) yang telah dirumuskan sebelumnya. Sehingga BSC dapat menjadi alat (tool) untuk membuat perencanaan strategis sekaligus dapat untuk melakukan evaluasi kemajuan organisasi.

Spesifik dalam kontek Teknologi Informasi, IT Governance Institute (2003) merekomendasikan penggunaan alat (tool) IT Balanced Scorecard sebagai penyesuaian BSC khusus untuk IT. Menurut IT-BSC, untuk menilai sebuah investasi IT menguntungkan/tidak sebaiknya mengevaluasinya dari 4 aspek, yakni:

• Kontribusi IT ke organisasi (Corporate Contribution): yakni seberapa besar IT telah benar-benar berkontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis? seberapa IT telah selaras dengan bisnis? dalam konteks e-Government, kita ukur seberapa banyak dan seberapa efektif indikator-indikator kinerja RPJMD yang telah dibagi wewenang & tanggung-jawab pencapaiannya ke OPD telah didukung oleh IT?
• PENGGUNA (User Perspective): bagaimana pengguna-pengguna layanan IT berpendapat tentang kualitas layanan IT yang telah disediakan? dalam konteks e-government, misalnya kita lakukan survey bagaimana pendapat masyarakat tentang kualitas layanan publik online di sebuah kota, apakah mereka sudah puas? Berapa banyak pengguna layanan publik online dibanding datang langsung ke kantor layanan?
• PENINGKATAN OPERASIONAL (Operasional Excellence): seberapa baik proses-proses manajemen dan tata kelola IT telah dijalankan, telah distandarkan? dalam konteks e-government, kita dapat mengukur berapa tingkat kematangan (maturity level) proses-proses manajemen IT di OPD-OPD yang mengelola sistem IT?
• Orientasi MASA DEPAN (Future Orientation): seberapa ketersediaan dan kompetensi SDM IT telah berkembang untuk mengantisipasi kebutuhan operasional IT saat ini dan di masa mendatang? dalam konteks e-government misalnya dengan melakukan evaluasi berapa banyak staf teknis IT di tiap OPD yang benar-benar berlatar-belakang IT? berapa yang sudah tersertifikasi?

Keempat aspek tersebut bukanlah berdiri sendiri, keempatnya saling mempengaruhi: indikator dan strategi Future Orientation (misal: training & sertifikasi SDM IT) diyakini akan mampu meningkatkan Operational Excellence (misal produktivitas staf Programmer dalam menghasilkan aplikasi per-tahun) yang akhirnya akan meningkatkan User Perspective (misal kepuasan departemen Marketing atas layanan IT) dan akhirnya berkontribusi pada Corporate Contribution (misal peningkatan pemasukan perusahaan dari sistem IT Marketing dan kerja staf marketing yang lebih efisien).

Jadi sekali lagi, jangan (dan tidak bisa) sebuah investasi IT hanya dinilai dari keuntungan langsung UANG, karena IT diadakan semata bukan untuk menghasilkan uang secara langsung, namun untuk mendukung strategi bisnis dalam mencapai tujuan organisasi, meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional bisnis, membuka lebih banyak lagi peluang-peluang bisnis melalui inovasi IT, dan peningkatan hubungan dengan pengguna dan berbagai pihak pemegang kepentingan organisasi.

3. Tidak Semua Keuntungan IT Dapat Langsung diKonversikan Uang!

Ya, tidak semua keuntungan IT berupa uang atau dapat secara langsung dikonversikan dengan uang. Keuntungan IT dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kategori:

3.1. Keuntungan TANGIBLE:
yakni keuntungan IT yang langsung dalam bentuk Uang.
Contoh: Penjualan melalui media Online shop atau Peningkatan Penjualan melalui transaksi Pembayaran Online.
Dalam konteks e-government, contoh keuntungan tangible IT adalah

• Peningkatan nilai penjualan UMKM melalui transaksi online e-Commerce
• Peningkatan pembayaran pajak daerah melalui sistem tagihan online dan pembayaran online.
• Peningkatan pendapatan parkir daerah melalui sistem parkir elektronik.
• Penghilangan/penurunan biaya transaksi dalam layanan publik.

Umumnya metode Return on Investment (ROI) dan Payback Period (PP) merupakan dua metode tangible benefits yang paling umum dan mudah dikomunikasikan. Metode perhitungan tangible benefit lainnya yang lebih memperhatikan dimensi waktu dan perbandingan dengan opsi investasi lainnya adalah: Net Present Value (NPV) dan Internal Rate of Return (IRR).

3.2. Keuntungan QUASI TANGIBLE:
yakni keuntungan IT yang tidak secara langsung dalam bentuk uang, namun masih dapat dihitung dikonversi ke Uang.

Terdapat 4 macam QUASI TANGIBLE, yakni:

a. VALUE LINKING:
keuntungan investasi IT ke keuangan organisasi secara tidak langsung melalui peningkatan kinerja organisasi atau efisiensi organisasi setelah mengimplementasikan IT tanpa terbatas waktu tertentu.
Contoh: efisiensi anggaran kertas sesudah sebuah Pemda menerapkan sistem undangan email, setelah menerapkan sistem Rekruitmen SDM Online mampu mempersingkat proses interview 1 minggu lebih awal (karena dokumen-dokumen dan beberapa pertanyaan sudah dapat dikirim dan diisi oleh pelamar kerja sebelum wawancara serta dapat dianalisis Interviewer lebih awal. Efisiensi anggaran ini akhirnya akan meningkatkan keuangan organisasi. Contoh lain adalah peningkatan investasi yang masuk ke daerah karena semua informasi, potensi daerah, dan kemudahan investasi dapat mudah diakses via website. Keuntungan Value Linking juga dapat dalam bentuk pencegahan biaya tambahan karena pemda menerapkan IT, misalnya: jika tanpa informasi sosialisasi peraturan baru walikota melalui sosial media, SMS dan website bisa jadi masyarakat akan menolak dan mendemo peraturan-peraturan baru walikota sehingga dapat menimbulkan konsekuensi biaya-biaya sosial.

b. VALUE ACCELERATION:
yakni keuntungan investasi IT secara tidak langsung melalui peningkatan kinerja staf atau organisasi dalam satuan waktu tertentu,
contoh: sesudah menggunakan aplikasi Computer Aided Design (CAD) maka produktivitas designer mampu menghasilkan jumlah design yang berkualitas 3x lipat setiap bulannya, dengan menggunakan Sistem Pendukung Keputusan Rekruitmen SDM maka setiap interviewer mampu menyeleksi lebih banyak kandidat dalam satu waktu. Peningkatan produktivitas kerja ini akhirnya juga akan meningkatkan keuangan organisasi.
Dalam konteks e-government, contohnya adalah: aplikasi e-KTP memungkin proses pengurusan KTP menjadi lebih singkat. Proses pengurusan administrasi publik (KTP, akte kelahiran, dll) menjadi lebih cepat; Jumlah pasien yang ditangani RSUD dapat lebih banyak dengan sistem antrian online karena dokumen Rekam Medik dapat dipersiapkan sebelumnya; Proses pengadaan barang dapat lebih cepat melalui e-Catalogue LKPP sehingga serapan anggaran lebih besar; dan Proses seleksi masuk siswa SMP/SMA dapat dilakukan dengan lebih cepat dan adil.

c. VALUE RESTRUCTURING:
yakni keuntungan investasi IT secara tidak langsung melalui restrukturisasi fungsi-fungsi organisasi sehingga birokrasi lebih singkat, proses bisnis lebih ringkas dan cepat, sehingga layanan dan keputusan bisnis lebih cepat.
Contoh: implementasi Surabaya Single Window (SSW) memungkinkan semua unit layanan publik OPD saling berkomunikasi dan berkolaborasi sehingga rantai birokrasi lintas OPD menjadi kian singkat; Melalui aplikasi Dashboard Indeks Kinerja OPD, Kepala Daerah dapat memantau kinerja setiap OPD, pencapaian target kinerja di RPJMD, dan mengambil keputusan dengan lebih cepat dan akurat berdasar data terkini.

d. INNOVATION VALUATION: yakni keuntungan investasi IT secara tidak langsung melalui penciptaan inovasi-inovasi melalui implementasi IT. Contoh: sesudah menggunakan layanan IT, kepolisian Indonesia mampu menawarkan banyak inovasi layanan publik, seperti layanan SIM online dan layanan lapor gangguan keamanan secara online atau Panic Button; Tersedia berbagai media dan saluran untuk menyampaikan aspirasi masyarakat kepada organisasi pemerintah dan pimpinan daerah, mencakup website, SMS, Sosial Media, dll. Berbagai layanan informasi masyarakat dapat disediakan setelah dikembangkannya Big Data pemerintah daerah.

3.3. Keuntungan INTANGIBLE:
yakni keuntungan yang benar-benar sulit untuk dikonversikan dengan uang, Sebagai contoh:

• Pembangunan website-website kota dan OPD yang menarik dan implementasi berbagai IT terkini membuat sebuah kota dan walikotanya memperoleh banyak penghargaan dan memiliki reputasi sangat baik secara nasional maupun internasional,
• Implementasi SPSE dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah yang diterapkan sebuah pemda mampu memenuhi peraturan pemerintah pusat dan menghindarkan pemda tersebut dari berbagai masalah tipikor atau temuan Badan Pemeriksa (BPK/BPKP/KPK).
• Penurunan angka Korupsi
• Motivasi PNS dalam bekerja semakin meningkat dengan aplikasi e-Kinerja.
• Peningkatan reputasi pimpinan daerah
• Peningkatan kepercayaan masyarakat
• Peningkatan transparansi dalam setiap keputusan pemerintah
• Peningkatan kepuasan masyarakat.
• Peningkatan partisipasi masyarakat dalam proses pemerintahan.

Menyajikan keuntungan-keuntungan Tangible, Quasi Tangible dan Intangible paling tepat umumnya memakai metode Information Economics (IE), namun kadang kala metode Cost-Benefit Analysis juga banyak dipakai meski terkesan “memaksa menkuantifikasikan” keuntungan-keuntungan yang bersifat kualitatif.

4. Sampaikan bukti-bukti empiris pengalaman pemerintah dalam maupun luar negeri tentang manfaat implementasi IT khususnya untuk pemerintahan

e-Government telah terbukti mampu memberikan manfaat:

• Meningkatkan Integritas, Transparansi, & Kemudahan Akses Informasi oleh masyarakat sehingga mampu Menekan korupsi
• Otomatisasi proses (termasuk mengurangi rantai birokasi & kontak manusia) sehingga Mempermudah proses layanan, Meningkatkan efisiensi biaya & waktu layanan, Mencegah korupsi, dan meningkatkan kualitas layanan publik dan operasional internal pemerintah.
• Memperluas jangkauan layanan (waktu 24/7, cakupan area) sehingga Mempermudah & meningkatkan kenyamanan akses masyarakat ke layanan pemerintah
• Meningkatkan kecepatan & kualitas respon pemerintah, serta membangun budaya bertanggung-gugat (accountable)
• Mempermudah partisipasi masyarakat dalam proses pembuatan program & kebijakan untuk masyarakat dan pengawasan.
• Meningkatkan efektifitas pencapaian tujuan program-program pemerintah.
• Meningkatkan KEPERCAYAAN masyarakat kepada pemerintah
• Meningkatkan kemampuan pimpinan organisasi dan pimpinan daerah dalam mengambil keputusan yang lebih akurat berdasarkan informasi terkini.
• Memenuhi peraturan pemerintah pusat dan tuntutan trend masyarakat global modern.

Hampir semua keuntungan e-Government di atas bersifat Quasi Tangible dan Intangible, dan sangat kecil keuntungan e-Government yang bernilai Tangible. Mengapa? karena memang e-Government adalah sistem IT untuk organisasi publik di mana tujuan utamanya adalah melayani masyarakat, BUKAN Organisasi Swasta yang berorientasi pada Keuntungan.

Namun demikian, dengan mengelompokkan setiap keuntungan-keuntungan investasi IT ke dalam bahasa Keuntungan Tangible, Keuntungan Quasi Tangible, dan Keuntungan Intangle; serta menggalinya dari 4 aspek yakni Kontribusi ke Organisasi, Perspektif Pengguna, Peningkatan Operasional organisasi, dan Peluang masa depan, maka keuntungan-keuntungan investasi IT rasanya akan lebih mudah dikomunikasikan oleh orang IT ke orang-orang Non-IT. Jadi, yuk kita, orang-orang IT menjelaskan Keuntungan IT kepada orang Non-IT dengan bahasa Bisnis. Bisa ya?! 🙂

Untuk pembahasan Item-item INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI silahkan klik tautan berikut: https://egovernmentindonesia.wordpress.com/2017/11/28/item-item-anggaran-teknologi-informasi/

Apabila tulisan/pendapat Bapak/Ibu akan merujuk pada posting ini, sudilah kiranya berkenan menuliskan sitasi di tulisan Bapak/Ibu sebagai berikut:

Susanto, T.D. (2017). eGovernment Indonesia. [BLOG] Bagaimana Menjelaskan Keuntungan IT kepada Orang Non-IT. Available at: https://egovernmentindonesia.wordpress.com/2017/12/03/bagaimana-menjelaskan-keuntungan-it-kepada-orang-non-it/ [Accessed Tanggal anda mengakses].