Peran Sekretaris Institut atau Sekretaris Universitas

Sekretaris di perguruan tinggi memiliki peran yang sangat banyak dan mencakup berbagai tanggung jawab yang berkontribusi pada fungsi yang efisien bagi perguruan tinggi sebagai lembaga. Di Institut sekretaris perguruan tinggi disebut sebagai Sekretaris Institut, sementara di universitas disebut sebagai Sekretaris Universitas.

Sekretaris berfungsi sebagai pejabat administrasi utama dan bertanggung jawab untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan administrasi dan tata kelola. Di Indonesia, jabatan ini ada biasanya bagi perguruan tinggi yang termasuk dalam Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-BH). Beberapa peran dan tanggung jawab utama yang umumnya terkait dengan posisi sekretaris perguruan tinggi adalah dukungan tata kelola, pengembangan kebijakan dan prosedur, pencatatan dan dokumentasi, kepatuhan dan masalah hukum, komunikasi kelembagaan, manajemen komite, perencanaan dan implementasi strategis, dan penghubung dengan pemangku kepentingan eksternal.

Terkait dukungan Tata Kelola, Sekretaris institut atau universitas mendukung badan pengatur (seperti dewan pengawas atau senat) dengan mengatur pertemuan, menyiapkan agenda, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan. Sekretaris juga dapat memfasilitasi komunikasi antara badan pengelola dan pemangku kepentingan Perguruan Tinggi lainnya.

Dalam pengembangan kebijakan dan prosedur, Sekretaris Perguruan Tinggi memainkan peran penting dalam pengembangan, peninjauan, dan implementasi kebijakan dan prosedur perguruan tinggi. Ia bekerja sama dengan berbagai departemen dan komite untuk memastikan kebijakan komprehensif, selaras dengan standar hukum dan etika, serta mencerminkan misi dan nilai-nilai lembaga.

Dalam hal pencatatan dan dokumentasi, Sekretaris Perguruan Tinggi bertanggung jawab untuk memelihara catatan dokumen resmi perguruan tinggi yang akurat dan terkini, termasuk risalah rapat, resolusi, kebijakan, dan catatan kelembagaan penting lainnya. Ia memastikan penyimpanan, pengambilan, dan penyebaran yang tepat dari catatan-catatan ini sebagaimana diperlukan.

Berkaitan dengan kepatuhan dan masalah hukum, Sekretaris membantu Perguruan Tinggi dalam mematuhi undang-undang, peraturan, dan persyaratan akreditasi yang berlaku. Sekretaris tetap mendapat informasi tentang perubahan hukum dan peraturan yang dapat berdampak pada institusi dan memberikan panduan tentang masalah kepatuhan. Ia juga dapat bekerja sama dengan penasihat hukum atas nama perguruan tinggi.

Terkait dengan komunikasi kelembagaan, Sekretaris berfungsi sebagai kontak utama untuk komunikasi internal dan eksternal yang berkaitan dengan masalah administrasi. Sekretaris mengkoordinasikan dan menyebarluaskan informasi, pengumuman, dan korespondensi resmi atas nama administrasi perguruan tinggi.

Sebagai Manajemen Komite, Sekretaris sering mengawasi fungsi berbagai komite dan gugus tugas di dalam perguruan tinggi. Ia memfasilitasi penunjukan anggota komite, memberikan dukungan administratif, dan memastikan komunikasi dan koordinasi yang efektif di antara anggota komite.

Terkait perencanaan dan implementasi strategis, Sekretaris dapat berkontribusi pada inisiatif perencanaan strategis dengan memberikan dukungan administratif, mengoordinasikan pengembangan rencana strategis, dan memantau kemajuan menuju tujuan yang telah ditetapkan.

Sebagai Penghubung dengan Pemangku Kepentingan Eksternal, Sekretaris dapat mewakili universitas dalam interaksi dengan pemangku kepentingan eksternal, seperti lembaga pemerintah, organisasi masyarakat, dan asosiasi profesional. Ia membina hubungan yang positif dan mempromosikan kepentingan dan tujuan perguruan tinggi.

Secara keseluruhan, peran sekretaris di perguruan tinggi sangat penting untuk tata kelola, administrasi, dan kepatuhan yang efektif. Tanggung jawabnya mencakup berbagai tugas administratif, memastikan kelancaran fungsi lembaga dan mendukung pengambilan keputusan yang berkualitas di berbagai tingkatan.

Di Institut Teknologi Sepuluh Nopember, sesuai Peraturan Rektor No 26 Tahun 2019, dalam menjalankan perannya Sekretaris Institut membawahi Unit Komunikasi Publik, Unit Layanan Hukum dan Pengelolaan Risiko, dan Unit Pengelolaan dan Pengendalian Program. Bersama Unit Komunikasi Publik, Sekretaris Institut memerankan fungsi pencatatan dan dokumentasi, komunikasi kelembagaan, manajemen komite dan penghubung dengan pemangku kepentingan eksternal. Bersama Unit Layanan Hukum dan Pengelolaan Risiko, Sekretaris institut berfungsi dalam memastikan kepatuhan dan terkait masalah hukum. Bersama Unit Pengelolaan dan Pengendalian Program, Sekretaris Institut memerankan fungsi dukungan tata kelola, pengembangan kebijakan dan prosedur, pencatatan dan dokumentasi, serta perencanaan dan implementasi strategis.

Manajemen waktu yang baik, kemampuan dalam menjalankan manajemen risiko, serta kepatuhan dan kemampuan mengelola program menjadi modal yang sangat baik untuk dapat menjalankan fungsi Sekretaris Institut.

Penulis saat menulis ini mengemban amanah sebagai Sekretaris Institut di Institut Teknologi Sepuluh Nopember yang dilantik pada 2 Februari 2021 dan akan berakhir pada Desember 2024.