Packing Menjelang Keberangkatan ke Jepang

Alhamdulillah, usai pulang dari Taiwan tahun 2008 lalu, saya mendapatkan tawaran gabung dengan groupnya Pak Daniel yang sedang mengadakan penelitian bersama Predict-JICA Jepang. Selain ikut serta dalam penelitian, sebagai member saya mendapat kesempatan untuk mengikuti short training di Jepang selama kurang lebih 6 minggu alias 1.5 bulan. Saya mendapatkan jadwal training tanggal 4 Oktober 2009 sampai dengan 18 Nopember 2009. Segala persiapan telah saya urus jauh-jauh hari, termasuk visa, paspor biru, dan juga tiket pesawat yang pengurusannya saya serahkan ke Pak Hartono Jakarta. Berhubung ada kegiatan di Jakarta tanggal 1 dan 2, kemudian seminar di Bandung tanggal 3 maka saya harus berangkat tanggal 30 September.

Menjelang keberangkatan ada beberapa hal yang harus dipersiapkan. Menurut JICA Predict yang ada di ITS, berikut daftar keperluan dan check list yang harus saya persiapkan untuk dibawa. Semoga semuanya berjalan lancar amien.

Daftar Dokumen:

I.	IDENTIFIKASI TRAINING
No.	Yang Harus Diterima /Dipersiapkan oleh Perserta	Sudah	Belum	Keterangan
1	Surat “Notice Acceptance” dari Kantor			– Semua peserta menerima copy surat
	JICA Indonesia			saja
2	“General Information” (GI)			– Bisa didapatkan dari Sekneg / Biro KLN masing-masing Depart
	Khusus untuk peserta Group Training			masing-masing Departemen
II.	DOKUMEN KEBERANGKATAN
No.	Yang Harus Diterima /Dipersiapkan oleh Perserta	Sudah	Belum	Keterangan
1	Passport			– Peserta diharapkan untuk mempersiap-
				kan sendiri pasportnya
2	Visa			– Bisa didapat dari Kedutaan / Konsulat Jepang
				(pengurusan visa memerlukan waktu
				3 (tiga) hari kerja)
3	Tiket Pesawat  ( Jakarta – Tokyo – Jakarta)			– Bisa diambil di Kantor Perwakilan
				Penerbangan JAL di Jakarta, dengan alamat:
				Wisma Kyoei Prince, Jl Jend Sudirman
				Kav 3-4, Lantai Dasar, Jakarta – Pusat
4	Medical Check-up			– Hanya untuk peserta yang akan mengikuti training
				training di Jepang lebih dari  3 bulan
	Peserta yang berstatus “Pegawai Negeri “sebaiknya berkoordinasi dengan staf Biro KLN di Departemen
	masing-masing.
	Peserta yang bukan berstatus pegawai negeri, silahkan mengurus langsung  di kantor Immigrasi terdekat.
	Peserta harus menandatangani pasport tersebut sebelum mengajukan visa ke Kedutaan Besar / Konsulat Jepang.
TIKET PESAWAT
	Semua peserta akan diberikan tiket pesawat (JAL) dengan ketentuan sebagai berikut :
	– Tanggal Keberangkatan and Kepulangan yangg tertera di tiket tidak dapat diganti.
	– Tiket Kelas Ekonomi
	– Maksimum Bagasi yang dizinkan seberat 20 Kg dan 1 Tas Tangan yang dibawa kedalam kabin pesawat.
	– Kelebihan   bagasi  di  Penerbangan JAL adalah tanggung jawab peserta.
III	PERSIAPAN BAHAN PRESENTASI DAN DOKUMEN PENDUKUNG
No.	Yang Harus Diterima /Dipersiapkan oleh Perserta	Sudah	Belum	Keterangan
1	Pengisian “Questionaire”			– Khusus untuk peserta Group Training
				(Sesuai dengan permintaan)
2	Penyerahan “Country Report”atau “Job Report”			– Khusus untuk peserta Group Training
				(Sesuai dengan permintaan)
3	Membuat “Salinan Country Report”			– Country Report di perbanyak (di fotokopi)
				sesuai jumlah peserta (Lihat di GI)
4	Bahan yang akan di presentasikan dibuat dengan			– Semua persiapan ini harus disiapkan di
	menggunakan Power Point & Disimpan di Disket,			Jakarta atau sebelum keberangkatan ke
	USB/ di fotocopi diatas Kertas Tranparasi			Jepang. TIDAK disiapkan di Jepang
III	PERSIAPAN BARANG – BARANG PRIBADI
No.	Yang Harus Diterima /Dipersiapkan oleh Perserta	Sudah	Belum	Keterangan
1	Passport dan Visa			– Dokumen ini harus sudah siap 3 (tiga)
				hari sebelum tanggal keberangkatan ke
				Jepang
2	Tiket Penerbangan			– Lihat keterangan “Dokumen
				Keberangkaratan “
3	Uang Tunai sudah dalam bentuk mata uang			– Setiap peserta diharap membawa uang
	Jepang sebesar Minimun  Yen 5.000 – 10.000,-			tunai untuk pengluaran yang mungkin
				terjadi dalam perjalanan ke Jepang
4	Pasphoto Berwarna			– Ukuran 4 x 6 , Sedikitnya 5 (lima buah)
5	Buku petunjuk training di Jepang			– Buku ini akan diberikan ketika peserta
	( Kenshuin Guide -Book)			mengikuti Briefing di JICA Indonesia
				Office
6	Buku Bahasa Jepang & Kasetnya			– Buku dan kaset akan diberikan ketika
				peserta mengikuti Briefing di JICA
				Indonesia Office
				– Bagi peserta Pria disarankan untuk membawa
7	Pakaian			Membawa Jas dan dasi
				– Baju disesuaikan  musim di Jepang
8	Perlatan perlengkapan pribadi			– Sesuai dengan kebutuhan peserta masing –
				masing.
9	Perlatan perlengkapan mandi			– Handuk, sabun, sampo, odol, sikat gigi,
				dll.
10	Payung			– Dianjurkan untuk membawa payung
11	Kamus dan Alat -alat tulis			– Sesuai dengan kebutuhan peserta masing –
				masing.
12	Obat-obatan Ringan atau Obat-obatan			– Sesuai dengan kebutuhan peserta masing –
	yang berlabel			masing
PASSPORT & VISA
	Bagi Peserta yang akan menggunakan “Passport Biru” (baik yang berdomisili di Jakarta atau di luar Jakarta)
	mendapatkan Visanya di Kedutaan Jepang , Jakarta.
	Peserta yang menggunakan “Passport Hijau” :
	– Bagi peserta yang berdomisili di Jakarta,	:	harus  mengurus visannya ke Kedutaan Jepang
	Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jogjakarta		di Jakarta
	Kalimantan Tengah, Kalimantan Barat, Sumatera
	Selatan, Bangka Belitung, Bengkulu, Lampung
	– Bagi peserta yang berdomisili di Jawa Timur ,	:	harus  mengurus  visanya  di  Konjen   Jepang
	Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan		di Surabaya, Jawa Timur
	– Bagi peserta yang berdomisili di Aceh Nanggroe	:	harus  mengurus  visanya  di Konjen   Jepang
	Darusalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Jambi,		di Medan, Sumatera Utara
	Riau, Kepulauan Riau
	– Bagi peserta yang berdomisili di Sulawesi Utara,	:	harus  mengurus  visanya  di  Konjen   Jepang
	Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara,		di Makassar, Sulawesi Selatan
	Sulawesi Selatan, Sulawesi Barat, Maluku Selatan,
	Maluku, Papua (Irian Jaya)
	– Bagi peserta yang berdomisili di Bali, Nusa	:	harus mengurus visanya di Konjen Jepang di
	Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur		Denpasar, Bali
	(Sebelum  Peserta yang  berasal  dari  luar  Jakarta berangkat ke Jakarta,  diharapkan  sudah mendapat Visa
	di Konjen Jepang yang telah ditentukan terlebih dahulu (sesuai dengan wilayah yuridiksi) di mana
	Passport Hijau dikeluarkan)
PAKAIAN
	Musim Dingin (Desember – Pebruari)	: Pakaian yang dianjurkan untuk dibawa seperti :
		Overcoats/Sweater Tebal/ Pakaian LenganPanjang
	Musim Semi    ( Maret – Mei )	: Pakaian yang dianjurkan untuk dibawa seperti :
		Jaket / Sweater yang tidak begitu tebal
	Musim Panas  (Juni – Agustus)	: Pakaian yang dianjurkan untuk dibawa seperti :
		Pakaian yang bahannya yang tidak terlalu tebal
	Musim Gugur (September- Nopember)	: Pakaian yang dianjurkan untuk dibawa seperti :
		Jaket / Sweater yang tidak begitu tebal
	( Peserta juga dianjurkan membawa Sepatu olahraga / Sepatu Karet )
	TANGGUNG JAWAB PESERTA
	JICA tidak bertanggung jawab atas semua biaya yang dikeluarkan oleh peserta untuk hal-hal tersebut
	dibawah ini :
	1. Biaya Pengurusan dokumen-dokumen perjalanan ke Jepang  seperti : Passport, Visa dan lain lain.
	2. Biaya Tiket, Akomodasi dan lain-lain selama di Jakarta menunggu keberangkatan ke Jepang.
	(Bagi peserta yang berasal dari luar Jakarta)
	3. Airport Tax  RP. 100.000,- (seratus ribu rupiah) baik pengguna Passport Biru atau Passport Hijau.
	4. Biaya Fiskal RP 1.000.000,- (satu juta rupiah)  untuk peserta yang menggunakan Passport Hijau.
	5. Kelebihan Bagasi di Pesawat JAL dan Biaya Pajak barang (jika ada)