Bagaimana Mengelola Suatu Proyek Perangkat Lunak

Software Project management (Manajemen Proyek Perangkat Lunak) merupakan bagian yang penting dari suatu proyek perangkat lunak. Aktifitas yang ada di dalam manajemen proyek antara lain terkait dengan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), memotivasi (motivating), dan mengendalikan (controlling) semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan proyek. Tujuan proyek antara lain adalah memberikan perangkat lunak ke kustomer tepat waktu, menjaga agar biaya yang dikeluarkan tidak melebihi dana yang disepakati (budget), dan PL yang diberikan ke kustomer sesuai dengan harapan kustomer. Manajemen proyek PL diterapkan untuk menjamin tujuan proyek tersebut tercapai dan juga menjaga agar anggota tim dapat mengerjakan proyek dengan baik dan tanpa stress yang berarti (bahagia :)).

Lalu bagaimana cara menerapkan manajemen proyek untuk mengelola suatu proyek yang kita terima? Apapun tugas atau amanah yang kita terima untuk menghasilkan suatu PL dapat kita kategorikan sebagai proyek PL. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengelola sebuah proyek adalah :

1. Membuat/menyetujui kerangka acuan kerja (Terms of Reference).  Kerangka acuan kerja merupakan dokumen yang berisi deskripsi dari tujuan proyek yang hendak dicapai, kriteria, parameter, skup, ruang lingkup, output yang diharapkan, sumber daya yang diperlukan, dana yang disediakan, dan waktu yang disediakan.
2. Merencanakan proyek. Jika kerangka acuan kerja telah jelas, tahap berikutnya adalah melakukan perencanaan terkait dengan aktifitas yang akan dilakukan, identifikasi resiko yang mungkin terjadi dan cara penanggulangannya, personil yang terlibat(tim), rencana waktu pelaksanaan tiap aktifitas (timeline), sumber daya yang digunakan (biaya), serta rencana penggunaan dana. Proses perencanaan ini dapat dilakukan dengan bantuan kakas bantu managemen proyek (management project tool) seperti microsoft project.
3. Mengkomunikasikan rencana proyek dengan semua anggota tim. Rencana proyek yang telah disusun harus dikomunikasikan dengan seluruh anggota tim agar mereka mengetahui dan merasa memiliki. Dalam proses pengkomunikasian ini tidak menutup kemungkinan muncul ide atau sesuatu yang baru yang harus dimasukkan dalam aktifitas proyek. Proses komunikasi ini sangat penting karena kalau kita gagal mengkomunikasikan maka proyek juga bisa gagal.
4. Menyetujui dan mendelegasikan aktifitas proyek. Jika semua anggota tim telah mengetahui rencana proyek yang akan dilakukan, maka tahap berikutnya adalah melakukan pendelegasian. Dalam rencana proyek, aktifitas dan penangungg jawab serta waktunya telah ditentukan. Hal ini yang harus didelegasikan agar setiap anggota tim mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan harus selesai dan output apa yang diharapkan. Proses pendelegasian ini juga harus mendapat persetujuan dari yang bersangkutan agar memudahkan manajer proyek untuk melakukan monitoring dan pengendalian.
5. Kelola dan motivasi (manage and motivate), memberikan informasi, dan menyemangati anggota tim. Lakukan koordinasi atau rapat untuk memberikan informasi yang terjadi dalam proyek, menyemangati dan memotivasi anggota tim. Pimpinan proyek harus bisa menyelami sifat dan kepribadian anggota tim untuk dapat memberikan motivasi dengan baik.
6. Cek, ukur, monitor, dan review kemajuan proyek. Lakukan pengecekan terhadap kemajuan proyek berdasarkan rencana yang telah dibuat. Lakukan proses monitoring dan review kemajuan proyek dalam rapat koordinasi. Informasikan semua yang terjadi dalam proyek, termasuk perubahan rencana jika ada serta selalu berkomunikasi dengan anggota tim. Seorang manajer proyek harus selalu ada ketika dibutuhkan.
7. Penyelesaian proyek. Di akhir proyek, lakukan proses review dengan seluruh anggota tim. Jika proyek telah selesai, sampaikan ucapan terima kasih kepada seluruh anggota tim yang telah berusaha dan bekerja keras demi selesainya proyek. Evaluasi apa yang terjadi, jika ada yang tidak beres, bahas perbaikan apa yang bisa dilakukan dan apa yang harus dilakukan kelak agar tidak terjadi kesalahan yang sama. Jangan mencoba untuk menyalahkan seseorang atau mencari kambing hitam. Tulis laporan, termasuk hasil review dan rekomendasi yang sebaiknya dilakukan.
8. Lakukan follow up. Lakukan pelatihan, pengukuran, dan pelaporan hasil dan benefit yang diperoleh. Setelah hasil proyek diberikan ke kustomer, dampingi kustomer, berikan pelatihan serta dukungan/layanan pasca proyek. Lakukan pengukuran apakah PL yang diberikan telah sesuai dan bermanfaat bagi pengguna.

Hm.. bukan proses yang mudah memang mengelola suatu proyek, tapi tidak ada yang tidak mungkin jika kita mau belajar dan berusaha. 🙂