Apa yang Termasuk BPM

Luasnya cakupan BPM membuat banyak orang sulit mengenali apakah mereka sudah mengimplementasikan BPM atau tidak.

Berikut adalah yang BUKAN merupakan BPM (Rosing et al., 2015)

• BPM bukan hanya mencakup otomasi proses tetapi lebih kepada bagaimana meningkatkan suatu proses.
• BPM adalah aktivitas untuk menemukan dan merancang proses terotomasi. Hal ini dapat dicapai saat aplikasi yang telah selesai diterapkan pada sebuah organisasi. Bagian menjalankan proses bukan merupakan bagian dari BPM. Namun, pemantauan proses terotomasi tersebut untuk mencari area untuk perbaikan adalah bagian yang penting dari BPM.
• BPM bukanlah sebuah produk atau segmen pasar. Memang dewasa ini terdapat segmen pasar seputar produk yang mendukung BPM atau Produk BPMS, tapi BPM sendiri merupakan praktik.
• Sebuah aplikasi tidak melakukan BPM. Aplikasi ini mungkin hasil kegiatan BPM. Setelah selesai, aplikasi tersebut dapat mengontrol proses bisnis atau mendukung orang yang terlibat dalam melakukan proses bisnis. Namun, ini tidak cukup untuk mengatakan bahwa aplikasi tersebut melakukan BPM.
• Mengatakan bahwa perusahaan sedang melakukan BPM hanyalah cara untuk mengatakan bahwa ada beberapa orang di perusahaan yang sedang melakukan BPM.
• BPM bukan segala sesuatu yang dapat meningkatkan bisnis. Sebagian orang berpendapat bahwa setiap aktivitas merupakan bagian dari sebuah proses, karena sebuah proses adalah serangkaian aktivitas. Dengan demikian setiap tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki aktivitas apapun adalah BPM. Rosing membantah interpretasi ini karena interpretasi yang sangat luas akan membuat BPM tidak berarti. Dengan kata lain, BPM bisa berarti apa saja. BPM telah diterima secara luas sebagai praktik metodis memperbaiki proses yang mendukung bisnis, dan perbaikan di bagian proses harus dilakukan hanya setelah pertimbangan proses secara menyeluruh dari awal sampai akhir.
• BPM bukanlah seluruh aktivitas yang didukung oleh Business Process Management Systems (BPMS)
• Hanya karena anda bisa melakukan sesuatu dengan BPMS, bukan berarti hal tersebut adalah BPM
• Berpartisipasi dalam sebuah proses tidak berarti melakukan BPM
• Implementasi (koding) dari aplikasi proses bukanlah BPM
• Memberikan saran untuk peningkatan proses bukanlah BPM

Vom Brocke et al. (2014) mencoba mengklarifikasi isu seputar BPM dengan mengusulkan 10 prinsip yang menjadi ciri BPM sebagai domain penelitian dan membawa keberhasilan praktis dalam organisasi. Identifikasi dan pembahasan 10 prinsip tersebut dilakukan melalui kajian literatur dan diskusi kelompok yang melibatkan 20 ahli BPM baik akademisi maupun praktisi. Prinsip-prinsip dilengkapi dengan manifestasi positif dan antonimnya.

• Prinsip kesadaran konteks, yang berarti BPM harus sesuai dengan konteks organisasi dan tidak memaksakan satu pendekatan untuk semua.
• Prinsip kontinuitas menyatakan bahwa BPM harus menjadi praktik tetap di perusahaan dan bukan proyek yang satu kali saja.
• Prinsip pemberdayaan berarti bahwa BPM harus mengembangkan kemampuan individu dan organisasi dan tidak terbatas pada usaha untuk menyelesaikan satu masalah yang terlihat di permukaan saja.
• Prinsip holistic (menyeluruh) yang berarti bahwa BPM harus memiliki fokus holistik, dan tidak memiliki fokus yang terisolasi pada area organisasi tertentu (misalnya beberapa departemen atau fungsi) atau elemen spesifik BPM misalnya pemodelan saja.
• Prinsip lembaga menuntut agar BPM tertanam dalam struktur organisasi daripada sekedar menjadi tanggung jawab ad-hoc.
• Prinsip keterlibatan artinya BPM harus melibatkan semua pemangku kepentingan dan tidak mengabaikan partisipasi karyawan (asas keterlibatan).
• Prinsip pemahaman bersama berarti bahwa BPM harus menghasilkan bahasa umum yang digunakan oleh semua pemangku kepentingan dan bukan hanya terbatas pada para ahli saja.
• Prinsip tujuan berarti bahwa BPM harus berkontribusi dalam menciptakan nilai strategis.
• Prinsip kesederhanaan menarik perhatian pada fakta bahwa BPM harus ekonomis dan efisien dan organisasi tidak melakukan usaha-usaha yang berlebihan.
• Prinsip penggunaan teknologi, berarti BPM harus menggunakan teknologi yang tepat dan tidak boleh memperlakukan manajemen TI sebagai pemikiran akhir.

Selengkapnya dapat dibaca pada buku Busi.ness Process Management: Konsep dan Implementasi, hal. 29 – 31.

Rosing, M. von, Scheel, H. von, & Scheer, A.-W. (2015). The Complete Business Process Handbook: Body of Knowledge from Process Modeling to BPM, Volume I (1st ed.). San Francisco, CA, USA: Morgan Kaufmann Publishers Inc.

Vom Brocke, J., Schmiedel, T., Recker, J., Trkman, P., Mertens, W., & Viaene, S. (2014). Ten principles of good business process management. Business process management journal, 20(4), 530–548.